年変わり、年度変わりなどで、Outlook上でExchange上の古いメールを大量に削除する事があるかと思います。
各フォルダからメールを『削除済みアイテム』に移動し、さて、ゴミ箱も綺麗にしましょうか、という事で削除済みアイテムフォルダ内のメールを気持ちよく抹消して行くと、どこかのタイミングで消せなくなってしまう事があります。
管理者側の設定にもよりますが、削除メールの抹消は、以下のプロセスを辿ります。
- ユーザによる、『削除済みアイテム』からの削除
- 削除されたメールが『このフォルダーから最近削除されたアイテムを復元します』に移動
- ユーザによる『このフォルダーから最近削除されたアイテムを復元します』からの削除（または管理者が設定した時期に到達）
- 削除されたメールが『回復可能なアイテム』フォルダ（ユーザからは見えない）に移動
- 『回復可能なアイテム』フォルダ（ユーザからは見えない）内のメールは、管理者が設定した期間（削除されたアイテムの保持期間）後に自動的に消去（されない設定をされている場合も有り）
この『自動的に消去』が間に合わず、削除量が30GB（デフォルト値）になった時点で、本現象が発現します。
既定では、
メールボックスデータベースは削除済みアイテムを14日間保存するように構成され、回復可能なアイテムの警告クォータおよび回復可能なアイテムのクォータはそれぞれ20GBと30GBに設定されます。
https://learn.microsoft.com/ja-jp/exchange/recipients/user-mailboxes/deleted-item-retention-and-recoverable-items-quotas?view=exchserver-2019
この状態に陥った、管理者に
https://learn.microsoft.com/ja-jp/purview/ediscovery-delete-items-in-the-recoverable-items-folder-of-mailboxes-on-hold?view=o365-worldwide#step-4-remove-the-delay-hold-from-the-mailbox
のURLを送り、対処を依頼すると削除が出来るようになるかも知れません。
以上です。
